Alertas de gestión empresarial para mejorar los resultados

Estimad@s amig@s

Sinopsis

¿Está tu empresa preparada para enfrentarse a lo inesperado? No esperes estar al límite para saber lo que va a suceder. Anticípate a las posibles malas noticias o resultados, cuanto antes, implantando un sistema de alertas empresariales que te ayudarán a prevenir y mejorar la gestión de tu empresa. En el competitivo mundo empresarial, la capacidad de anticiparse a los desafíos y a los cambios es la clave para el éxito y la supervivencia.

Alertas de gestión empresarial para mejorar los resultados te ofrece:

• Una guía práctica que te ayudará a implementar un sistema de alertas para estar siempre un paso adelante y transformar la incertidumbre en ventajas competitivas.

• Descubrir cómo reconocer las primeras señales de problemas y oportunidades para actuar antes que tus competidores.

• Desarrollar estrategias para preparar tu empresa ante posibles contingencias, minimizando riesgos y maximizando oportunidades.

• Mejorar la toma de decisiones con información precisa y actualizada, basada en alertas estratégicas.

• 70 ejemplos de alertas en Excel y muchas más descritas en los diferentes capítulos.

 

«La mediocridad pesa siempre bien,

pero su balanza es falsa»[i]

 

Prólogo[ii]

“Muros más altos han caído”. Esta famosa frase en el mundo de la empresa significa que muchas empresas con elevados niveles de facturación, de tamaño muy grande, han acabado cerrando, y normalmente por múltiples causas. Vender es básico para una empresa, pero la obtención de beneficios recurrentes y el mantenimiento de una salud financiera robusta son elementos básicos para el desarrollo sostenible de la misma (…) salud y resultados permiten a las empresas seguir innovando y generando el valor adecuado para los accionistas, proveedores, clientes, trabajadores, administraciones públicas (…)

(…) medir resultados y estar alerta de acontecimientos que pueden afectar negativamente a la empresa es cada vez más crítico (…)

(…) las alertas e indicadores son herramientas para poder evaluar el correcto rumbo de la empresa. Una empresa que no conoce sus principales indicadores de forma correcta y a tiempo puede verse inmersa en problemas económicos y a veces muy difíciles de solucionar.

 

«Hasta que no se vincula la retribución con el cuadro de mando,

no se tiene credibilidad.

Cuando se vinculan los incentivos,

saben que va en serio»[iii]

 

Introducción

Las alertas empresariales son sistemas y procesos diseñados para detectar señales de acontecimientos o incidencias antes de que se conviertan en problemas graves (…) son importantes porque permiten a las empresas tomar medidas proactivas para evitar pérdidas, proteger su reputación, minimizar el impacto de acontecimientos adversos, tomar con tiempo decisiones informadas y estratégicas, y mantener la continuidad de su negocio.

 

(…) la implantación de estos sistemas requiere un análisis constante de la gestión empresarial, su implantación no es necesariamente temporal; si bien en muchas ocasiones solucionado el problema desaparece la alerta, en otras debe permanecer siempre activa (…) la capacidad de anticiparse a los problemas es esencial para el éxito de la empresa (…)

 

(…) ¿Por qué muchas veces se toman decisiones equivocadas en una empresa? Porque no se recibe la información a tiempo para ser analizada y porque no se dispone de un sistema de alertas adecuado que avise en el momento oportuno de la incidencia proporcionada (…) no vale esperar, no es el objetivo; si se espera hasta tener resultados finales y es tarde, ya no se dispondrá de capacidad de respuesta.

 

« Comprender significa

ser capaz de hacer»[iv]

 

Los gestores de la compañía se apoyan en un sistema de alertas encaminado a mejorar los resultados

Ø  ¿Qué fortalezas tiene el sistema?

o   ¿Cómo se retroalimenta?

o   ¿Cada cuánto se implementan mejoras?

 

¿Tenemos mapeados los riesgos del sistema de alertas?

Ø  ¿Se actualiza periódicamente?

 

Luis Muñiz nos habla de alertas en los sistemas de gestión para mejorar la gestión empresarial y por ende optimizar los resultados. Informes e indicadores nos deben ser de ayuda tanto a la hora de fijar el rumbo como corregir desviaciones sobre el plan marcado. Son necesarios sí, le damos el peso debido depende, habrá directivos que los defiendan y otros que por el contrario no les guste trabajar con ellos, aquí cada uno defiende su manera de trabajar. Estamos ante una herramienta y como tal debemos tomarla, ni mejor ni peor otras, lo importante es mejorar cada día en la toma de decisiones empresariales.

 

«Nada comprende

el que una parte no comprende»[v]

 

¿Qué es una alerta de gestión empresarial?

¿Qué son las alertas de gestión empresarial?

 

(…) las alertas empresariales son señales anticipadas, un sistema de vigilancia que analiza cada área y sus operaciones empresariales en busca de señales con informes o indicadores clave (…)

 

¿Qué son los avisos?

(…) notificación emitida por una empresa para informar a sus empleados, clientes, proveedores u otras partes interesadas sobre algún evento o situación que pueda tener un impacto significativo en su operación o en sus relaciones comerciales (…)

 

Una alerta no se improvisa (…) requiere un analisis previo de cómo queremos que funcione y nos avise; siempre debe desprender un sistema de avisos, de la forma que sea para que sea útil.

 

Características principales de un sistema de alertas

Ø  Potente y sencillo

Ø  Flexible

Ø  Proactividad

Ø  Ahorro en costes o aumento de los ingresos

Ø  Mínima inversión en software

Ø  Independiente y autónomo

 

¿Cuestionario de alertas empresariales?

Ø  ¿Los principales procesos de la empresa dependen de tener información en tiempo real?

Ø  ¿Qué operaciones es necesario supervisar en tiempo real en su empresa…

Ø  ¿Con qué frecuencia ocurren errores en los procesos operativos o interrupciones en los procesos?[vi]

Ø  ¿De qué mecanismos se dispone en la actualidad para detectar fallos y reaccionar rápidamente ante ellos en los procesos?

Ø  ¿Existen dificultades para identificar rápidamente los problemas o desviaciones en los procesos?[vii]

Ø  ¿Se ha identificado cuántas personas están involucradas en la supervisión y control de los procesos críticos?[viii]

Ø  ¿Ha habido pérdidas económicas debido a la falta de una alerta sobre una incidencia o problema acontecido?[ix]

Ø  ¿La empresa cuenta con un plan de contingencia ante las incidencias o problemas operativos?

Ø  ¿Hay capacidad de medir con la suficiente antelación o en tiempo real la aparición de estas incidencias o problemas operativos?

Ø  ¿Actualmente se utiliza alguna plataforma o software para medir estas incidencias o problemas operativos con antelación?

Ø  La herramientas tecnológicas que utiliza actualmente la empresa, ¿permiten la integración con sistemas de alerta?

Ø  ¿La empresa dispone de un equipo de personas que puedan implementar o mantener un sistema de alertas?

Ø  ¿Los sistemas actuales generan reportes de incidencias o problemas automáticamente para que lleguen a los usuarios?

Ø  ¿Las decisiones más importantes para cada área de su empresa disponen de datos que reciben información de alertas?

Ø  ¿han ocurrido incidentes en la empresa que pudieron haberse prevenido con un alerta?

Ø  ¿Se han medido para los diferentes procesos lo importante que es para su empresa la comunicación rápida y efectiva ante situaciones de alerta?

Ø  ¿La empresa posee algún sistema de alertas que lleguen a los usuarios con periodicidad?

Ø  ¿Las alertas actuales en la empresa llegan a los usuarios en el momento oportuno?

Ø  ¿Hay situaciones en las que las alertas no alcanzan a todos los implicados o llegan tarde?

Ø  ¿Necesitas que las alertas o notificaciones estén en un sistema que automatice la generación y distribución de alertas para que se envíen automáticamente a diferentes personas o equipos?

Ø  ¿Has valorado si tu empresa puede detectar posibles fraudes o errores humanos que podrían detectarse con antelación gracias a un sistema de alertas?

Ø  ¿Crees que un sistema de alertas podrían mejorar la eficiencia operativa y la respuesta ante posibles situaciones adversas?

Ø  ¿Has considerado si un sistema de alertas es adecuado para la estabilidad y el crecimiento de tu empresa?

Ø  ¿El sistema de alertas puede reducir la posibilidad de errores humanos en el análisis de los datos y la toma de decisiones posterior?

 

Riesgos en la implantación de alertas empresariales

• Integración con sistemas existentes

• Deficiencias o fallos en la configuración

• Sobrecarga de información

• Resistencia al cambio

• Falta de formación

• Riesgos de seguridad

• Ciberataques

• Riesgos financieros

• Riesgos legales

• Errores en el sistema de informes

• Dependencia de personal clave

• Errores humanos

• Riesgos de cambio en el mercado

• Modificaciones de la estrategia corporativa

• Uso excesivo o dependencia

• Poca implicación de la gestión

 

Alertas para finanzas y control de gestión

Ø  Clientes efectos a cobrar

Ø  Indicadores financieros

Ø  Diferencias de gastos entre periodos

Ø  Porcentajes de gastos sobre ventas

Ø  Control de desviaciones presupuestarias por cuenta o centro

 

Alertas para el área comercial

Ø  Acciones comerciales previas a la venta

Ø  Gestión de pedidos

Ø  Gestión de ventas facturadas

Ø  Gestión de la rentabilidad o márgenes comerciales

Ø  Objetivos del área comercial

Ø  Efectos de las perdidas de ventas por conceptos comerciales

Ø  Alertas externas del mercado y la competencia

 

Alertas para el área logística y compras

Ø  Efectos en las compra a proveedores

Ø  Efectos de stocks

Ø  Efectos en la logística y la gestión de almacenes

 

Alertas para el área de recursos humanos

Ø  Efectos en costes y número de empleados

Ø  Informes de absentismo

Ø  Rotación de personal

Ø  Evaluación del desempeño

Ø  Necesidades de capacitación

Ø  Otros aspectos que generan alertas en el ámbito local

 

Alertas para la gestión de fabricación

Ø  Rendimiento de la producción

Ø  Alertas de eficiencia en los procesos

 

Alertas para la gestión de calidad

Ø  Deficiencias de calidad en la producción

Ø  Cumplimiento de los estándares de calidad

Ø  Causas que afectan a la insatisfacción del cliente

Ø  Problemas en la cadena de suministros

 

Alertas para otras áreas empresariales

Ø  Gestión del proyectos

Ø  Puntos de venta

Ø  Despachos de servicios profesionales

Ø  Gestión de hoteles

Ø  Tecnologías de la información

 

«He perdido mucho tiempo,

 pero no sé cuál exactamente»[x]

 

Alertas de gestión empresarial para mejorar los resultados

Luís Muñiz

PROFIT editorial

Link de interés

• Cómo utilizar el Cuadro de Mando Integral: "The Strategy Focused Organization" Para implementar y gestionar su estrategia

• El Cuadro de Mando Integral "The balanced scorecard"

• Control presupuestario: Planificación, elaboración y seguimiento del presupuesto

 

«La prudencia es una solterona rica y fea,

cortejada por la incapacidad»[xi]

 

ABRAZOTES

---

[i] Anselm Feuerbach

[ii] Jordi Funallet

[iii] Robert S. Kaplan y David P. Norton

[iv] Johann W. Goethe

[v] Séneca

[vi] Definir proceso a proceso estos errores o interrupciones.

[vii] Desviaciones entre lo previsto y lo real o bien entre los objetivos y lo real.

[viii] Y qué funciones realizan estas personas

[ix] Incidencia o problema que no se ha detectado previamente

[x] Jean Dolent

[xi] William Blake 

Equipos con futuro: Lecciones de la roja para mejorar las organizaciones

Estimad@s amig@s

Sinopsis

Para llegar a ser un equipo de alto rendimiento hay que funcionar como un equipo de verdad. Tan sencillo de decir y tan difícil de conseguir. Un equipo orientado a resultados, eso sí, pero ante todo un equipo.

El problema principal con el que habitualmente nos encontramos tanto en las organizaciones deportivas como en las empresariales es que no se funciona como un equipo de verdad. No se dedica ni la atención ni la energía necesarias a este propósito. Sencillamente esta tarea se deja en manos del azar o directamente se actúa con torpeza, aplicando a veces medidas anti-equipo o llevando a cabo comportamientos egoístas, que desde la base corroen la esencia del futuro de un equipo. Esta situación no tendría mayor importancia si no repercutiese en los resultados, pero lo cierto es que para alcanzar la excelencia operativa en las organizaciones es necesaria una acción colectiva coordinada, imposible de conseguir sin un trabajo en equipo consolidado.

Los éxitos obtenidos por la Selección española de Fútbol, ganadora de dos Eurocopas y una Copa del Mundo, no son fruto de la casualidad, sino de un conjunto de cosas bien hechas que pueden resultar muy inspiradoras para mejorar el trabajo de los equipos de cualquier tipo de organización, ya sea deportiva, empresarial o de cualquier otra índole. Desde la perspectiva del desarrollo organizacional e individual, el deporte y las voces de los propios deportistas se convierten en una magnífica metáfora a través de la que transmitir enseñanzas para mejorar el trabajo en equipo de todas nuestras organizaciones.

 

«Nada importante ocurre sin un sueño.

Para que algo grande llegue a suceder,

se necesita un gran sueño»[i]

 

Prólogo[ii]

En el deporte profesional, es habitual, cuando las cosas salen bien, que cada uno magnifique u aportación personal al éxito. Ese no es el caso de los grandes equipos como aquella selección, donde la humildad era un valor innegociable.

En todo momentos fuimos conscientes de que un equipo no se construye en un día y de que éramos depositarios de un magnifico legado que principalmente procedía del trabajo de Luis Aragonés (…)

 

Todos los integrantes del equipo (…) entendimos que parte de su de nuestra misión consistía respetar y apreciar nuestra herencia en todo momento porque ese ejercicio de justicia nos hacía más fuertes.

 

(…) fuimos unos privilegiados porque encontramos una base solida sobre la que apoyarnos para seguir avanzando (…) tuvimos la mirada puesta en dejar ese legado en un lugar mejor en la medida de lo posible, introduciendo los cambios oportunos para no caer en el inmovilismo.

 

(…) un ego suave, la apuesta por el colectivo por encima de los individuos y la capacidad de disfrutar siempre de una profesión en ocasiones muy injusta (…)

 

«Los hilos invisibles son

los vínculos más fuertes»[iii]

 

Introducción

Para llegar a ser un equipo de alto rendimiento hay que funcionar como un equipo de verdad. Tan sencillo de decir y tan difícil de conseguir. Un equipo orientado a resultados, eso sí, pero ante todo un equipo.

(…) para alcanzar la excelencia operativa en las organizaciones es necesaria una acción colectiva coordinada, imposible de conseguir sin un trabajo en equipo consolidado.

 

«No hay que llorar cuando se pierde

 sino cuando se traiciona el compromiso»[iv]

 

Equipo con futuro o futuro sin equipo ¿tengo futuro si saco de la ecuación uno de los dos términos?

 

Soy un firme creyente a pies juntillas de la importancia del equipo. Soy el quinto de cinco hermanos: equipo; trabajo con un grupo de mentores interdisciplinar: somos un equipo de alto rendimiento; en clase hacemos trabajo en grupo: equipo… somos animales a los que nos hace falta trabajar en equipo, pero teniendo siempre presente el bien común, no nos olvidemos.

 

Somos mejores si trabajamos en… para… por…  es clave que entendamos el objetivo que nos une, lo que nos hace más fuertes y lo contrario ¿Qué nos debilita? Muchas veces el no tener una conversación a tiempo, el no decirnos las cosas con absoluta franqueza a la cara.

 

Alvaro Merino y Joan Capdevila nos proponen en Equipos con futuro reflexionar sobre como el futbol nos puede ayudar a entender la importancia del equipo. Si no trabajamos como una piña, con una meta común no seremos más que un grupo de personas que trabaja en un proyecto, pero no hay una identificación común, no hay un pegamento que nos une, empuja, solidifica nuestro trabajo.

 

«No hay un líder claro,

el líder es el grupo»[v]

 

(…) fueron capaces de activar el brillo en los ojos del equipo, contagiando la confianza a los jugadores y convenciéndoles de la viabilidad y grandeza del propósito.

 

Un equipo que no comparte un mismo propósito no es un equipo, carece de dirección y de sentido colectivo. El propósito hace que el equipo se enfoque y sepa hacía dónde se dirige y por qué (…) sin un propósito definido no va a ninguna parte, es incapaz de aglutinar esfuerzos y generar sinergias.

 

¿Cómo escribir una declaración del por qué?

 

(…) los grandes sueños siempre desbordan el talento individual. Solo trabajando en equipo se pueden alcanzar esos grandes retos.

 

(…) las demandas del entorno actual requieren que los integrantes de los equipos trabajen en conjunto y coordinen sus acciones de manera que piensen y se muevan como un solo organismo para que el conjunto se convierta en algo más poderoso que la suma de sus partes (…) confiar en si mismo (…) renunciando al individualismo y al egoísmo en beneficio del interés colectivo.

 

Dedicar tiempo a hacer equipo es fundamental y muchas veces la prisa o la tiranía de los resultados lo dejan en un segundo plano (…)

 

Nadie puede sentirse comprometido con algo de lo que no se siente partícipe (…)

 

Solo cuando se consolide la confianza interna será el momento de volver a mirar hacia afuera para aprender de las criticas constructivas, sin prestar ni la más mínima consideración a las criticas insolentes.

 

El éxito es un gran deformador de la realidad y tiende a provocar que todos los miembros del equipo, incluso sus lideres, olviden sus defectos y amplifiquen su aportación particular (…) el éxito vuelve a convertir el nosotros otra vez en el yo. Equipos, aparentemente excelentes, han saltado por los aires después de un gran triunfo (…)

 

El fracaso no debe desencadenar ansiedad ni pesimismo. Muchas veces la solución es mantenerse fiel a uno mismo, anclarse en las fortalezas y reforzar la identidad, aquello que nos define (…)

 

Los grandes equipos tienen gran capacidad de encaje y se crecen con la adversidad. No se desmoronan ante las dificultades, muy al contrario, las utilizan para mejorar y salir fortalecidos (…)

 

En muchos equipos no se habla claro por miedo al conflicto, pero el conflicto forma parte del camino hacia la excelencia. Si eludes el conflicto[vi], paralizas la mejora (…)

 

La fuerza de la cultura de una organización empresarial se basa en la consistencia de sus valores. Los valores definen la huella singular de cada equipo y pueden favorecer o entorpecer irremediablemente la consecución del propósito, si no son los adecuados o no son compartidos por todos.

Los valores son sagrados porque son los pilares que aseguran el mantenimiento de la esencia de una organización (…) ser custodiados con respeto y revisados con prudencia (…)

 

La humildad (…) es un valor fundamental porque permite a los equipos excelentes asegurar su futuro sobre la base del aprendizaje permanente. Al tener la humildad necesaria para reconocer un error como propio, frenamos de raíz las excusas que obstaculizan las oportunidades de aprender.

 

La pirámide de la adhesión

3. Adhesión

2. Confianza

2.1. Predicar con el ejemplo

2.2. Entablar relaciones sinceras

2.3. Ayudar a aprender

1. Propósito compartido

1.1. ¿Cuál es nuestra misión?

1.2. ¿Cuál es nuestra visión?

1.3. ¿Cuál es nuestra estrategia?

1.4. ¿Qué se espera de cada persona?

Solo los verdaderos líderes se preocupan por conocer y ayudar a su equipo. Son conscientes, por sentido común, de que no pueden imponer su voluntad a los demás, y que para suscitar una colaboración autentica es necesario ganarse los corazones de las personas.

 

Utiliza la matriz ERAC vinculándola a tu equipo

• Eliminar

-     ¿Qué comportamientos, practicas y acciones necesitamos eliminar porque nos están bloqueando nuestra mejora como equipo?

• Reducir

-     ¿Qué dinámicas podemos hacer en menor cuantía para aligerar nuestro ritmo como equipo?

• Aumentar

-     ¿Qué comportamientos queremos incrementar porque sabemos o intuimos que nos van a beneficiar como equipo u organización?

• Crear

-     ¿Qué queremos empezar a hacer que no hemos hecho todavía y puede darnos un salto de calidad como equipo?

-     ¿De que manera podemos innovar?

 

«El éxito nos convierte en un 70% más imbéciles.

No hay nada peor que instalarse en la sensación del

“ya está hecho” o en el “porque me lo merezco”.

Es el preludio del conformismo y la autocomplacencia»[vii]

 

Equipos con futuro

Lecciones de la roja para mejorar las organizaciones

Álvaro Merino

Joan Capdevila

 

Link de interés

• Dirección por misiones: Conectando a las personas con la estrategia a través del propósito

• 175 ideas para alcanzar tus metas

• Dirige tu vida: Enseñanzas de cinco grandes películas aplicadas a la gestión de personas y equipos

• La batuta invisible: El liderazgo que genera armonía

• El hombre en busca de sentido

• Las cinco disfunciones de un equipo

 

«(…) no es lo mismo hacer porque se debe

que hacerlas porque lo sienten»[viii]

 

ABRAZOTES

---

[i] Robert Greenleaf

[ii] Vicente del Bosque

[iii] Nietzsche

[iv] Cesar Luis Menotti

[v] José Manuel Ochotorena

[vi] “El conflicto bien afrontado es síntoma de vitalidad, de que a la gente le importan las cosas, y una fuete extraordinaria de conocimiento”, Jordi Ribera

[vii] Maribel Martínez de Murguía

[viii] Jorge Valdano