Control presupuestario: Planificación, elaboración y seguimiento del presupuesto

Estimad@s amig@s

Sinopsis

El control presupuestario es una herramienta imprescindible para controlar la gestión de la empresa y anticiparse a los problemas que se pueden producir. Este libro aporta ideas, conceptos, técnicas, herramientas y soluciones para todas las organizaciones en el ámbito de la gestión y del control presupuestario, y le permitirá utilizar de una manera mucho más eficaz sus recursos. El presupuesto es una herramienta esencial que integra los esfuerzos de toda la organización para planificar cómo se determinan y gestionan los recursos que son necesarios para lograr los mejores resultados posibles. En este libro encontrará:

• Las claves para un proceso óptimo de planificación presupuestaria.

• La utilidad de los presupuestos para conseguir los resultados previstos.

• Cómo evitar los principales errores en la elaboración y control del presupuesto.

• Las etapas para la elaboración: fijar de forma óptima los responsables y tareas.

• El contenido más adecuado de un presupuesto adaptado a cada organización.

• Las principales técnicas de seguimiento y control presupuestario.

• El análisis de desviaciones como técnicas de control presupuestario.

• Las herramientas de software como soporte del presupuesto.

• La forma de realizar y controlar los presupuestos de un proyecto.

• El check list de revisión del proceso presupuestario.

• Un caso práctico global de realización y control de un presupuesto.

«La prudencia es una solterona rica y fea,

cortejada por la incapacidad»[i]

Introducción

El presupuesto de una organización expresa la forma en que se van a aplicar los recursos disponibles en el futuro para conseguir los objetivos fijados en la estrategia.

Las tareas de planificación, establecimiento de objetivos, realización de previsiones y todo lo que rodea al proceso presupuestario implican hacerse preguntas:

― ¿Cómo se empieza en una organización todo este proceso presupuestario?

― ¿Con que entusiasmo, energía, recursos y dedicación se empieza el presupuesto?

― ¿Es el presupuesto una rutina porque así está establecido o es verdaderamente una herramienta de gestión para conseguir los objetivos previstos?

Claves del éxito para la elaboración de un presupuesto

• Prepare el contexto del presupuesto,

• El proceso presupuestario debe saber abordar la incertidumbre y la falta de control,

• Acertar en la coherencia de los objetivos y en sus posibilidades,

• Determinar el modelo de análisis o sistema de información a utilizar,

• Desarrollar unas previsiones coherentes,

• Debe existir un sistema fiable que analice las desviaciones producidas,

• Preparar unos presupuestos integrados y adaptados a su organización,

• Estimular la mejora en el proceso de elaboración del presupuesto.

«He perdido mucho tiempo,

pero no sé cuál exactamente»[ii]

¿Tiene la compañía una buena planificación presupuestaria?

- ¿Tenemos controladas las desviaciones?

- ¿Cuál es el “plan B” si no se cumple el presupuesto?

¿Quién lidera la redacción del presupuesto en la compañía?

¿Quién lo aprueba anualmente?

¿Quién los ratifica?

Para algunos, hablar de presupuestos, planificación, elaboración, desviaciones, seguimiento, cuadros de mando, etc., puede parecerles “antiguo”, para otros “no sabe no contesta” y para un tercer grupo más ortodoxo nos dirán que es su día a día.

Como mandos intermedios, directivos, consejeros, propietarios, etc., entender el valor que aporta el control presupuestario es clave. Subestimar el presupuesto es un error que nos puede ocasionar un gran perjuicio en la compañía… no tenemos excusa para no ser rigurosos en el control, indistintamente del cargo orgánico que ocupemos en la compañía, nos afecta a todos y todos somos responsables de su cumplimiento y seguimiento.

«Pasar de la pobreza a la opulencia

no es más que cambiar de miseria»[iii]

La planificación estratégica es el conjunto de elementos que permiten alcanzar los objetivos previstos, este documento (…) debería incluir objetivos, normas, medidas de actuación, planes de acción, indicadores y responsables. La planificación es una forma de actuar a partir del estudio de las diferentes opciones previamente analizadas y valoradas.

Tipos de planificación

― Planificación a medio plazo: se trata de la planificación a más de un año, y está relacionada con la planificación estratégica tambien a medio plazo. Máximo a tres años vista.

― Planificación a corto plazo: se trata de la planificación a un año y se plasma o se conoce como la elaboración y control del presupuesto.

― Planificación operativa: se trata de la planificación a un plazo inferior o igual a un mes o trimestre, y se realiza mediante la gestión del día a día de la empresa o mes a mes.

El presupuesto es una herramienta de planificación que (…) integra y coordina las áreas, actividades, departamentos y responsables de una organización, y que expresa en términos monetarios los ingresos, gastos y recursos que se generan en un periodo determinado para cumplir con los objetivos fijados en la estrategia.

Tipos de presupuestos

• Presupuesto rígido o estático,

• Presupuesto flexible,

• Presupuesto por programas,

• Presupuesto base cero,

• Presupuesto por actividades,

― Presupuesto de supervivencia,

― Presupuesto garantizado,

― Presupuesto óptimo,

El presupuesto no es la expresión de lo que se desea conseguir, sino que es la forma de expresar, en términos monetarios, los objetivos a conseguir, objetivos asumibles y alcanzables con los medios necesarios.

Errores antes, durante y después de la elaboración del presupuesto

― Inicio del proceso de confección del presupuesto

• No tener en cuenta determinados factores nuevos o excepcionales,

• No relacionar los objetivos fijados con los responsables de alcanzarlos,

• Realizar presupuestos restringidos, con poca descentralización y poco participativos,

― Elaboración de los presupuestos operativos

• Errores en el cálculo y previsión de ventas,

• Errores en la determinación del coste de las ventas,

• Errores en utilizar distribuciones de gastos,

• Errores en la previsión de los cálculos de los gastos generales,

• Errores por utilizar sólo datos históricos para realizar el presupuesto,

• Errores por no tener en cuenta la estacionalidad,

• Errores por no tener en cuenta la capacidad de los recursos,

― Negociación de los presupuestos

• Eternizar está etapa,

• Obtener cifras demasiado exactas,

• Ceder en partidas presupuestarias clave sin justificación,

• No coordinar las decisiones de los diferentes responsables,

― Obtención de presupuestos

• No cumplir los plazos del calendario de realización previstos,

• Utilizar poca información de los diferentes responsables,

• Diseñar calendarios poco realistas,

― Aprobación de los presupuestos

• Plasmar resultados poco realistas o suponer un resultado irreal,

• Aprobar los presupuestos sin toda la información y verificaciones necesarias,

• Se producen cambios constantes sin justificación aparente,

• Aprobar un presupuesto casi irreal,

• No guardar la version aprobada del presupuesto y su documentación soporte,

― Seguimiento y control

• No detectar las desviaciones más significativas,

• Utilizar el presupuesto como un sistema de control,

• Utilizar datos para el presupuesto muy distintos a los que llevan los diferentes sistemas,

• Disponer de un sistema de control de gestión efectivo,

― Actualización de los presupuestos

• Realizar cada mes una revisión del presupuesto,

• No realizar la revisión del presupuesto cuando la situación lo requiere,

Los presupuestos operativos

• Presupuesto de ventas o ingresos,

• Presupuesto de gastos comerciales,

• Presupuesto de producción:

― Descripción del proceso de producción,

― Presupuesto de costes directos de fabricación

― Presupuesto de costes de los materiales,

― Presupuesto de costes indirectos de fabricación,

― Presupuesto de costes de fabricación,

• Presupuesto de gastos de distribución, almacenaje y transporte,

• Presupuesto de gastos de estructura,

• Presupuesto de inversiones,

Se define el control del presupuesto como la forma en que se va a medir y evaluar la consecución de los objetivos fijados en sus diferentes momentos, para ir aplicando aquellas decisiones correctoras necesarias que corrijan las desviaciones que se produzcan. La evaluación de las responsabilidades (…) de las personas que tienen que asumirlas, así como tomar las medidas correctoras necesarias para que se cumplan los objetivos fijados en la esencia del control presupuestario.

Desviaciones sobre resultados

• Ingresos,

• Costes de producción,

• Costes de distribución,

• Costes comerciales,

• Costes de estructura,

Seguimiento de los gastos de producción

• Materias primas,

• Mano de obra,

• Maquinaria,

• Costes indirectos,

Check list del presupuesto