Estimad@s amig@s
Sinopsis
El control
presupuestario es una herramienta imprescindible para
controlar la gestión de la empresa y anticiparse a los problemas que se pueden
producir. Este libro
aporta ideas, conceptos, técnicas, herramientas y soluciones para todas las
organizaciones en el ámbito de la gestión y del control presupuestario, y le
permitirá utilizar de una manera mucho más eficaz sus recursos. El presupuesto
es una herramienta esencial que integra los esfuerzos de toda la organización
para planificar cómo se determinan y gestionan los recursos que son necesarios
para lograr los mejores resultados posibles. En este libro
encontrará:
• Las claves para un proceso
óptimo de planificación presupuestaria.
• La utilidad de los
presupuestos para conseguir los resultados previstos.
• Cómo evitar los principales
errores en la elaboración y control del presupuesto.
• Las etapas para la
elaboración: fijar de forma óptima los responsables y tareas.
• El contenido más adecuado
de un presupuesto adaptado a cada organización.
• Las principales técnicas
de seguimiento y control presupuestario.
• El análisis de
desviaciones como técnicas de control presupuestario.
• Las herramientas de software
como soporte del presupuesto.
• La forma de realizar y
controlar los presupuestos de un proyecto.
• El check list de revisión
del proceso presupuestario.
• Un caso práctico global de
realización y control de un presupuesto.
«La prudencia es una
solterona rica y fea,
cortejada por la
incapacidad»[i]
Introducción
El presupuesto de una
organización expresa la forma en que se van a aplicar los recursos disponibles
en el futuro para conseguir los objetivos fijados en la estrategia.
Las tareas de planificación,
establecimiento de objetivos, realización de previsiones y todo lo que rodea al
proceso presupuestario implican hacerse preguntas:
― ¿Cómo se empieza en una
organización todo este proceso presupuestario?
― ¿Con que entusiasmo,
energía, recursos y dedicación se empieza el presupuesto?
― ¿Es el presupuesto una
rutina porque así está establecido o es verdaderamente una herramienta de
gestión para conseguir los objetivos previstos?
Claves del éxito para la
elaboración de un presupuesto
• Prepare el contexto del
presupuesto,
• El proceso presupuestario debe
saber abordar la incertidumbre y la falta de control,
• Acertar en la coherencia de
los objetivos y en sus posibilidades,
• Determinar el modelo de
análisis o sistema de información a utilizar,
• Desarrollar unas
previsiones coherentes,
• Debe existir un sistema
fiable que analice las desviaciones producidas,
• Preparar unos presupuestos
integrados y adaptados a su organización,
• Estimular la mejora en el
proceso de elaboración del presupuesto.
«He perdido mucho
tiempo,
pero no sé cuál exactamente»[ii]
¿Tiene la compañía una buena planificación presupuestaria?
- ¿Tenemos controladas las desviaciones?
- ¿Cuál es el “plan B” si no se cumple el presupuesto?
¿Quién lidera la redacción
del presupuesto en la compañía?
¿Quién lo aprueba anualmente?
¿Quién los ratifica?
Para algunos, hablar de
presupuestos, planificación, elaboración, desviaciones, seguimiento, cuadros de
mando, etc., puede parecerles “antiguo”, para otros “no sabe no contesta” y para un
tercer grupo más ortodoxo nos dirán que es su día a día.
Como mandos intermedios, directivos,
consejeros, propietarios, etc., entender el valor que aporta el control presupuestario
es clave. Subestimar el presupuesto es un error que nos puede ocasionar un gran
perjuicio en la compañía… no tenemos excusa para no ser rigurosos en el
control, indistintamente del cargo orgánico que ocupemos en la compañía, nos
afecta a todos y todos somos responsables de su cumplimiento y seguimiento.
«Pasar de la pobreza
a la opulencia
no es más que cambiar
de miseria»[iii]
La planificación estratégica
es el conjunto de elementos que permiten alcanzar los objetivos previstos, este
documento (…) debería incluir objetivos, normas, medidas de actuación, planes
de acción, indicadores y responsables. La planificación es una forma de actuar
a partir del estudio de las diferentes opciones previamente analizadas y
valoradas.
Tipos de planificación
― Planificación a medio
plazo: se trata de la planificación a más de un año, y está relacionada con
la planificación estratégica tambien a medio plazo. Máximo a tres años vista.
― Planificación a corto
plazo: se trata de la planificación a un año y se plasma o se conoce como
la elaboración y control del presupuesto.
― Planificación operativa:
se trata de la planificación a un plazo inferior o igual a un mes o trimestre,
y se realiza mediante la gestión del día a día de la empresa o mes a mes.
El presupuesto es una
herramienta de planificación que (…) integra y coordina las áreas, actividades,
departamentos y responsables de una organización, y que expresa en términos
monetarios los ingresos, gastos y recursos que se generan en un periodo
determinado para cumplir con los objetivos fijados en la estrategia.
Tipos de presupuestos
• Presupuesto
rígido o estático,
• Presupuesto flexible,
• Presupuesto por programas,
• Presupuesto base cero,
• Presupuesto por
actividades,
― Presupuesto de
supervivencia,
― Presupuesto garantizado,
― Presupuesto óptimo,
El presupuesto no es la
expresión de lo que se desea conseguir, sino que es la forma de expresar, en
términos monetarios, los objetivos a conseguir, objetivos asumibles y
alcanzables con los medios necesarios.
Errores antes, durante
y después de la elaboración del presupuesto
― Inicio del proceso de
confección del presupuesto
• No tener en cuenta
determinados factores nuevos o excepcionales,
• No relacionar los
objetivos fijados con los responsables de alcanzarlos,
• Realizar presupuestos
restringidos, con poca descentralización y poco participativos,
― Elaboración de los
presupuestos operativos
• Errores en el cálculo y
previsión de ventas,
• Errores en la
determinación del coste de las ventas,
• Errores en utilizar
distribuciones de gastos,
• Errores en la previsión de
los cálculos de los gastos generales,
• Errores por utilizar sólo
datos históricos para realizar el presupuesto,
• Errores por no tener en
cuenta la estacionalidad,
• Errores por no tener en
cuenta la capacidad de los recursos,
― Negociación de los
presupuestos
• Eternizar está etapa,
• Obtener cifras demasiado
exactas,
• Ceder en partidas
presupuestarias clave sin justificación,
• No coordinar las
decisiones de los diferentes responsables,
― Obtención de
presupuestos
• No cumplir los plazos del calendario
de realización previstos,
• Utilizar poca información
de los diferentes responsables,
• Diseñar calendarios poco
realistas,
― Aprobación de los
presupuestos
• Plasmar resultados poco
realistas o suponer un resultado irreal,
• Aprobar los presupuestos sin
toda la información y verificaciones necesarias,
• Se producen cambios
constantes sin justificación aparente,
• Aprobar un presupuesto
casi irreal,
• No guardar la version
aprobada del presupuesto y su documentación soporte,
― Seguimiento y control
• No detectar las
desviaciones más significativas,
• Utilizar el presupuesto
como un sistema de control,
• Utilizar datos para el
presupuesto muy distintos a los que llevan los diferentes sistemas,
• Disponer de un sistema de
control de gestión efectivo,
― Actualización de los
presupuestos
• Realizar cada mes una
revisión del presupuesto,
• No realizar la revisión
del presupuesto cuando la situación lo requiere,
Los presupuestos operativos
• Presupuesto de ventas o
ingresos,
• Presupuesto de gastos
comerciales,
• Presupuesto de producción:
― Descripción del proceso de
producción,
― Presupuesto de costes
directos de fabricación
― Presupuesto de costes de
los materiales,
― Presupuesto de costes
indirectos de fabricación,
― Presupuesto de costes de
fabricación,
• Presupuesto de gastos de
distribución, almacenaje y transporte,
• Presupuesto de gastos de
estructura,
• Presupuesto de
inversiones,
Se define el control del
presupuesto como la forma en que se va a medir y evaluar la consecución de
los objetivos fijados en sus diferentes momentos, para ir aplicando aquellas
decisiones correctoras necesarias que corrijan las desviaciones que se
produzcan. La evaluación de las responsabilidades (…) de las personas que
tienen que asumirlas, así como tomar las medidas correctoras necesarias para
que se cumplan los objetivos fijados en la esencia del control presupuestario.
Desviaciones sobre
resultados
• Ingresos,
• Costes de producción,
• Costes de distribución,
• Costes comerciales,
• Costes de estructura,
Seguimiento de los gastos de
producción
• Materias primas,
• Mano de obra,
• Maquinaria,
• Costes indirectos,
Check list del
presupuesto
― Check list del
proceso de elaboración del presupuesto
― Check list del
proceso de presentación y aprobación del presupuesto
― Check list del
proceso de seguimiento y control del presupuesto
Este check list debe
aportar las mejoras para el próximo presupuesto y evitar los posibles errores y
problemas en su confección y seguimiento.
«Si cabeza y corazón
se contradijeran,
el corazón acabaría diciendo.
La pobre cabeza cede siempre,
porque es la más prudente»[iv]
Planificación, elaboración y seguimiento del presupuesto
Link de interés
• Finanzas
para managers: Conceptos fundamentales de finanzas para no financieros
• Finanzas
descentralizadas: La nueva y definitiva libertad económica
• El
futuro del dinero: Cómo la revolución digital está transformando las monedas y
las finanzas
• Como
implementar la estrategia
• Plan
financiero para start-ups: Proceso y métricas en la práctica
«Creo que sólo hay
tres parámetros que el arquitecto
ha de tener en cuenta:
el tiempo, el dinero y su creatividad.
Éste último es el elemento decisivo:
muchos de los mejores trabajos arquitectónicos
nacieron a partir de presupuestos muy
apretados »[v]
ABRAZOTES
[i] William Blake
[ii] Jean Dolent
[iii] Johann G. Oxenstierna
[iv] Paul Heyse
[v] Norman Foster
