Estimad@s amig@s
Sinopsis
¿Está tu empresa preparada
para enfrentarse a lo inesperado? No esperes estar al límite
para saber lo que va a suceder. Anticípate a las posibles malas noticias o
resultados, cuanto antes, implantando un sistema de alertas empresariales que
te ayudarán a prevenir y mejorar la gestión de tu empresa. En el competitivo
mundo empresarial, la capacidad de anticiparse a los desafíos y a los cambios
es la clave para el éxito y la supervivencia.
Alertas
de gestión empresarial para mejorar los resultados te ofrece:
• Una guía práctica que te
ayudará a implementar un sistema de alertas para estar siempre un paso adelante
y transformar la incertidumbre en ventajas competitivas.
• Descubrir cómo reconocer
las primeras señales de problemas y oportunidades para actuar antes que tus
competidores.
• Desarrollar estrategias
para preparar tu empresa ante posibles contingencias, minimizando riesgos y
maximizando oportunidades.
• Mejorar la toma de
decisiones con información precisa y actualizada, basada en alertas
estratégicas.
• 70 ejemplos de alertas en
Excel y muchas más descritas en los diferentes capítulos.
«La mediocridad pesa
siempre bien,
pero su balanza es
falsa»[i]
Prólogo[ii]
“Muros más altos han caído”.
Esta famosa frase en el mundo de la empresa significa que muchas empresas con
elevados niveles de facturación, de tamaño muy grande, han acabado cerrando, y normalmente
por múltiples causas. Vender es básico para una empresa, pero la obtención de beneficios
recurrentes y el mantenimiento de una salud financiera robusta son elementos básicos
para el desarrollo sostenible de la misma (…) salud y resultados permiten a las
empresas seguir innovando y generando el valor adecuado para los accionistas,
proveedores, clientes, trabajadores, administraciones públicas (…)
(…) medir resultados y estar
alerta de acontecimientos que pueden afectar negativamente a la empresa es cada
vez más crítico (…)
(…) las alertas e
indicadores son herramientas para poder evaluar el correcto rumbo de la empresa.
Una empresa que no conoce sus principales indicadores de forma correcta y a
tiempo puede verse inmersa en problemas económicos y a veces muy difíciles de
solucionar.
«Hasta que no se
vincula la retribución con el cuadro de mando,
no se tiene
credibilidad.
Cuando se vinculan
los incentivos,
saben que va en serio»[iii]
Introducción
Las alertas empresariales son
sistemas y procesos diseñados para detectar señales de acontecimientos o
incidencias antes de que se conviertan en problemas graves (…) son importantes
porque permiten a las empresas tomar medidas proactivas para evitar pérdidas,
proteger su reputación, minimizar el impacto de acontecimientos adversos, tomar
con tiempo decisiones informadas y estratégicas, y mantener la continuidad de
su negocio.
(…) la implantación de estos
sistemas requiere un análisis constante de la gestión empresarial, su implantación
no es necesariamente temporal; si bien en muchas ocasiones solucionado el problema
desaparece la alerta, en otras debe permanecer siempre activa (…) la capacidad
de anticiparse a los problemas es esencial para el éxito de la empresa (…)
(…) ¿Por qué muchas veces
se toman decisiones equivocadas en una empresa? Porque no se recibe la información
a tiempo para ser analizada y porque no se dispone de un sistema de alertas
adecuado que avise en el momento oportuno de la incidencia proporcionada (…) no
vale esperar, no es el objetivo; si se espera hasta tener resultados finales y
es tarde, ya no se dispondrá de capacidad de respuesta.
« Comprender
significa
ser capaz de hacer»[iv]
Los gestores de la compañía se apoyan en un sistema de alertas encaminado a mejorar los resultados
Ø ¿Qué fortalezas tiene el sistema?
o ¿Cómo
se retroalimenta?
o
¿Cada cuánto se implementan mejoras?
¿Tenemos mapeados los
riesgos del sistema de alertas?
Ø ¿Se
actualiza periódicamente?
Luis
Muñiz nos habla de alertas
en los sistemas de gestión para mejorar la gestión empresarial y por ende optimizar los resultados. Informes e indicadores nos deben ser de ayuda tanto a la
hora de fijar el rumbo como corregir desviaciones sobre el plan marcado. Son
necesarios sí, le damos el peso debido depende, habrá directivos que los defiendan
y otros que por el contrario no les guste trabajar con ellos, aquí cada uno defiende
su manera de trabajar. Estamos ante una herramienta y como tal debemos tomarla, ni mejor ni peor otras, lo importante es mejorar cada día en la toma
de decisiones empresariales.
«Nada comprende
el que una parte no
comprende»[v]
¿Qué es una alerta de gestión
empresarial?
¿Qué son las alertas de gestión
empresarial?
(…) las alertas
empresariales son señales anticipadas, un sistema de vigilancia que analiza
cada área y sus operaciones empresariales en busca de señales con informes o
indicadores clave (…)
¿Qué son los avisos?
(…) notificación emitida por
una empresa para informar a sus empleados, clientes, proveedores u otras partes
interesadas sobre algún evento o situación que pueda tener un impacto significativo
en su operación o en sus relaciones comerciales (…)
Una alerta no se improvisa (…)
requiere un analisis previo de cómo queremos que funcione y nos avise; siempre
debe desprender un sistema de avisos, de la forma que sea para que sea útil.
Características principales de un sistema de alertas
Ø Potente y sencillo
Ø Flexible
Ø Proactividad
Ø Ahorro en costes o aumento de los ingresos
Ø Mínima inversión en software
Ø Independiente y autónomo
¿Cuestionario de alertas empresariales?
Ø ¿Los principales procesos de la empresa dependen de tener información en tiempo real?
Ø ¿Qué operaciones es necesario supervisar en tiempo real en su empresa…
Ø ¿Con qué frecuencia ocurren errores en los procesos operativos o interrupciones en los procesos?[vi]
Ø ¿De qué mecanismos se dispone en la actualidad para detectar fallos y reaccionar rápidamente ante ellos en los procesos?
Ø ¿Existen dificultades para identificar rápidamente los problemas o desviaciones en los procesos?[vii]
Ø ¿Se ha identificado cuántas personas están involucradas en la supervisión y control de los procesos críticos?[viii]
Ø ¿Ha habido pérdidas económicas debido a la falta de una alerta sobre una incidencia o problema acontecido?[ix]
Ø ¿La empresa cuenta con un plan de contingencia ante las incidencias o problemas operativos?
Ø ¿Hay capacidad de medir con la suficiente antelación o en tiempo real la aparición de estas incidencias o problemas operativos?
Ø ¿Actualmente se utiliza alguna plataforma o software para medir estas incidencias o problemas operativos con antelación?
Ø La herramientas tecnológicas que utiliza actualmente la empresa, ¿permiten la integración con sistemas de alerta?
Ø ¿La empresa dispone de un equipo de personas que puedan implementar o mantener un sistema de alertas?
Ø ¿Los sistemas actuales generan reportes de incidencias o problemas automáticamente para que lleguen a los usuarios?
Ø ¿Las decisiones más importantes para cada área de su empresa disponen de datos que reciben información de alertas?
Ø ¿han ocurrido incidentes en la empresa que pudieron haberse prevenido con un alerta?
Ø ¿Se han medido para los diferentes procesos lo importante que es para su empresa la comunicación rápida y efectiva ante situaciones de alerta?
Ø ¿La empresa posee algún sistema de alertas que lleguen a los usuarios con periodicidad?
Ø ¿Las alertas actuales en la empresa llegan a los usuarios en el momento oportuno?
Ø ¿Hay situaciones en las que las alertas no alcanzan a todos los implicados o llegan tarde?
Ø ¿Necesitas que las alertas o notificaciones estén en un sistema que automatice la generación y distribución de alertas para que se envíen automáticamente a diferentes personas o equipos?
Ø ¿Has valorado si tu empresa puede detectar posibles fraudes o errores humanos que podrían detectarse con antelación gracias a un sistema de alertas?
Ø ¿Crees que un sistema de alertas podrían mejorar la eficiencia operativa y la respuesta ante posibles situaciones adversas?
Ø ¿Has considerado si un sistema de alertas es adecuado para la estabilidad y el crecimiento de tu empresa?
Ø ¿El sistema de alertas puede reducir la posibilidad de errores humanos en el análisis de los datos y la toma de decisiones posterior?
Riesgos en la implantación de
alertas empresariales
• Integración con sistemas
existentes
• Deficiencias o fallos en
la configuración
• Sobrecarga de información
• Resistencia al cambio
• Falta de formación
• Riesgos de seguridad
• Ciberataques
• Riesgos financieros
• Riesgos legales
• Errores en el sistema de
informes
• Dependencia de personal
clave
• Errores humanos
• Riesgos de cambio en el
mercado
• Modificaciones de la
estrategia corporativa
• Uso excesivo o dependencia
• Poca implicación de la gestión
Alertas para finanzas y control de gestión
Ø Clientes efectos a cobrar
Ø Indicadores financieros
Ø Diferencias de gastos entre periodos
Ø Porcentajes de gastos sobre ventas
Ø Control de desviaciones presupuestarias por cuenta o centro
Alertas para el área comercial
Ø Acciones comerciales previas a la venta
Ø Gestión de pedidos
Ø Gestión de ventas facturadas
Ø Gestión de la rentabilidad o márgenes comerciales
Ø Objetivos del área comercial
Ø Efectos de las perdidas de ventas por conceptos comerciales
Ø Alertas externas del mercado y la competencia
Alertas para el área logística y compras
Ø Efectos en las compra a proveedores
Ø Efectos de stocks
Ø Efectos en la logística y la gestión de almacenes
Alertas para el área de recursos humanos
Ø Efectos en costes y número de empleados
Ø Informes de absentismo
Ø Rotación de personal
Ø Evaluación del desempeño
Ø Necesidades de capacitación
Ø Otros aspectos que generan alertas en el ámbito local
Alertas para la gestión de fabricación
Ø Rendimiento de la producción
Ø Alertas de eficiencia en los procesos
Alertas para la gestión de calidad
Ø Deficiencias de calidad en la producción
Ø Cumplimiento de los estándares de calidad
Ø Causas que afectan a la insatisfacción del cliente
Ø Problemas en la cadena de suministros
Alertas para otras áreas empresariales
Ø Gestión del proyectos
Ø Puntos de venta
Ø Despachos de servicios profesionales
Ø Gestión de hoteles
Ø Tecnologías de la información
«He perdido mucho
tiempo,
pero no sé cuál exactamente»[x]
Alertas
de gestión empresarial para mejorar los resultados
Link de interés
• El
Cuadro de Mando Integral "The balanced scorecard"
• Control
presupuestario: Planificación, elaboración y seguimiento del presupuesto
«La prudencia es una
solterona rica y fea,
cortejada por la
incapacidad»[xi]
ABRAZOTES
[i] Anselm Feuerbach
[ii] Jordi Funallet
[iii] Robert S. Kaplan y David P.
Norton
[iv] Johann W. Goethe
[v] Séneca
[vi] Definir proceso a proceso estos
errores o interrupciones.
[vii] Desviaciones entre lo previsto y lo
real o bien entre los objetivos y lo real.
[viii] Y qué funciones realizan estas personas
[ix] Incidencia o problema que no se ha
detectado previamente
[x] Jean Dolent
[xi] William Blake
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