Alertas de gestión empresarial para mejorar los resultados

Estimad@s amig@s

Sinopsis

¿Está tu empresa preparada para enfrentarse a lo inesperado? No esperes estar al límite para saber lo que va a suceder. Anticípate a las posibles malas noticias o resultados, cuanto antes, implantando un sistema de alertas empresariales que te ayudarán a prevenir y mejorar la gestión de tu empresa. En el competitivo mundo empresarial, la capacidad de anticiparse a los desafíos y a los cambios es la clave para el éxito y la supervivencia.

Alertas de gestión empresarial para mejorar los resultados te ofrece:

• Una guía práctica que te ayudará a implementar un sistema de alertas para estar siempre un paso adelante y transformar la incertidumbre en ventajas competitivas.

• Descubrir cómo reconocer las primeras señales de problemas y oportunidades para actuar antes que tus competidores.

• Desarrollar estrategias para preparar tu empresa ante posibles contingencias, minimizando riesgos y maximizando oportunidades.

• Mejorar la toma de decisiones con información precisa y actualizada, basada en alertas estratégicas.

• 70 ejemplos de alertas en Excel y muchas más descritas en los diferentes capítulos.

 

«La mediocridad pesa siempre bien,

pero su balanza es falsa»[i]

 

Prólogo[ii]

“Muros más altos han caído”. Esta famosa frase en el mundo de la empresa significa que muchas empresas con elevados niveles de facturación, de tamaño muy grande, han acabado cerrando, y normalmente por múltiples causas. Vender es básico para una empresa, pero la obtención de beneficios recurrentes y el mantenimiento de una salud financiera robusta son elementos básicos para el desarrollo sostenible de la misma (…) salud y resultados permiten a las empresas seguir innovando y generando el valor adecuado para los accionistas, proveedores, clientes, trabajadores, administraciones públicas (…)

(…) medir resultados y estar alerta de acontecimientos que pueden afectar negativamente a la empresa es cada vez más crítico (…)

(…) las alertas e indicadores son herramientas para poder evaluar el correcto rumbo de la empresa. Una empresa que no conoce sus principales indicadores de forma correcta y a tiempo puede verse inmersa en problemas económicos y a veces muy difíciles de solucionar.

 

«Hasta que no se vincula la retribución con el cuadro de mando,

no se tiene credibilidad.

Cuando se vinculan los incentivos,

saben que va en serio»[iii]

 

Introducción

Las alertas empresariales son sistemas y procesos diseñados para detectar señales de acontecimientos o incidencias antes de que se conviertan en problemas graves (…) son importantes porque permiten a las empresas tomar medidas proactivas para evitar pérdidas, proteger su reputación, minimizar el impacto de acontecimientos adversos, tomar con tiempo decisiones informadas y estratégicas, y mantener la continuidad de su negocio.

 

(…) la implantación de estos sistemas requiere un análisis constante de la gestión empresarial, su implantación no es necesariamente temporal; si bien en muchas ocasiones solucionado el problema desaparece la alerta, en otras debe permanecer siempre activa (…) la capacidad de anticiparse a los problemas es esencial para el éxito de la empresa (…)

 

(…) ¿Por qué muchas veces se toman decisiones equivocadas en una empresa? Porque no se recibe la información a tiempo para ser analizada y porque no se dispone de un sistema de alertas adecuado que avise en el momento oportuno de la incidencia proporcionada (…) no vale esperar, no es el objetivo; si se espera hasta tener resultados finales y es tarde, ya no se dispondrá de capacidad de respuesta.

 

« Comprender significa

ser capaz de hacer»[iv]

 

Los gestores de la compañía se apoyan en un sistema de alertas encaminado a mejorar los resultados

Ø  ¿Qué fortalezas tiene el sistema?

o   ¿Cómo se retroalimenta?

o   ¿Cada cuánto se implementan mejoras?

 

¿Tenemos mapeados los riesgos del sistema de alertas?

Ø  ¿Se actualiza periódicamente?

 

Luis Muñiz nos habla de alertas en los sistemas de gestión para mejorar la gestión empresarial y por ende optimizar los resultados. Informes e indicadores nos deben ser de ayuda tanto a la hora de fijar el rumbo como corregir desviaciones sobre el plan marcado. Son necesarios sí, le damos el peso debido depende, habrá directivos que los defiendan y otros que por el contrario no les guste trabajar con ellos, aquí cada uno defiende su manera de trabajar. Estamos ante una herramienta y como tal debemos tomarla, ni mejor ni peor otras, lo importante es mejorar cada día en la toma de decisiones empresariales.

 

«Nada comprende

el que una parte no comprende»[v]

 

¿Qué es una alerta de gestión empresarial?

¿Qué son las alertas de gestión empresarial?

 

(…) las alertas empresariales son señales anticipadas, un sistema de vigilancia que analiza cada área y sus operaciones empresariales en busca de señales con informes o indicadores clave (…)

 

¿Qué son los avisos?

(…) notificación emitida por una empresa para informar a sus empleados, clientes, proveedores u otras partes interesadas sobre algún evento o situación que pueda tener un impacto significativo en su operación o en sus relaciones comerciales (…)

 

Una alerta no se improvisa (…) requiere un analisis previo de cómo queremos que funcione y nos avise; siempre debe desprender un sistema de avisos, de la forma que sea para que sea útil.

 

Características principales de un sistema de alertas

Ø  Potente y sencillo

Ø  Flexible

Ø  Proactividad

Ø  Ahorro en costes o aumento de los ingresos

Ø  Mínima inversión en software

Ø  Independiente y autónomo

 

¿Cuestionario de alertas empresariales?

Ø  ¿Los principales procesos de la empresa dependen de tener información en tiempo real?

Ø  ¿Qué operaciones es necesario supervisar en tiempo real en su empresa…

Ø  ¿Con qué frecuencia ocurren errores en los procesos operativos o interrupciones en los procesos?[vi]

Ø  ¿De qué mecanismos se dispone en la actualidad para detectar fallos y reaccionar rápidamente ante ellos en los procesos?

Ø  ¿Existen dificultades para identificar rápidamente los problemas o desviaciones en los procesos?[vii]

Ø  ¿Se ha identificado cuántas personas están involucradas en la supervisión y control de los procesos críticos?[viii]

Ø  ¿Ha habido pérdidas económicas debido a la falta de una alerta sobre una incidencia o problema acontecido?[ix]

Ø  ¿La empresa cuenta con un plan de contingencia ante las incidencias o problemas operativos?

Ø  ¿Hay capacidad de medir con la suficiente antelación o en tiempo real la aparición de estas incidencias o problemas operativos?

Ø  ¿Actualmente se utiliza alguna plataforma o software para medir estas incidencias o problemas operativos con antelación?

Ø  La herramientas tecnológicas que utiliza actualmente la empresa, ¿permiten la integración con sistemas de alerta?

Ø  ¿La empresa dispone de un equipo de personas que puedan implementar o mantener un sistema de alertas?

Ø  ¿Los sistemas actuales generan reportes de incidencias o problemas automáticamente para que lleguen a los usuarios?

Ø  ¿Las decisiones más importantes para cada área de su empresa disponen de datos que reciben información de alertas?

Ø  ¿han ocurrido incidentes en la empresa que pudieron haberse prevenido con un alerta?

Ø  ¿Se han medido para los diferentes procesos lo importante que es para su empresa la comunicación rápida y efectiva ante situaciones de alerta?

Ø  ¿La empresa posee algún sistema de alertas que lleguen a los usuarios con periodicidad?

Ø  ¿Las alertas actuales en la empresa llegan a los usuarios en el momento oportuno?

Ø  ¿Hay situaciones en las que las alertas no alcanzan a todos los implicados o llegan tarde?

Ø  ¿Necesitas que las alertas o notificaciones estén en un sistema que automatice la generación y distribución de alertas para que se envíen automáticamente a diferentes personas o equipos?

Ø  ¿Has valorado si tu empresa puede detectar posibles fraudes o errores humanos que podrían detectarse con antelación gracias a un sistema de alertas?

Ø  ¿Crees que un sistema de alertas podrían mejorar la eficiencia operativa y la respuesta ante posibles situaciones adversas?

Ø  ¿Has considerado si un sistema de alertas es adecuado para la estabilidad y el crecimiento de tu empresa?

Ø  ¿El sistema de alertas puede reducir la posibilidad de errores humanos en el análisis de los datos y la toma de decisiones posterior?

 

Riesgos en la implantación de alertas empresariales

• Integración con sistemas existentes

• Deficiencias o fallos en la configuración

• Sobrecarga de información

• Resistencia al cambio

• Falta de formación

• Riesgos de seguridad

• Ciberataques

• Riesgos financieros

• Riesgos legales

• Errores en el sistema de informes

• Dependencia de personal clave

• Errores humanos

• Riesgos de cambio en el mercado

• Modificaciones de la estrategia corporativa

• Uso excesivo o dependencia

• Poca implicación de la gestión

 

Alertas para finanzas y control de gestión

Ø  Clientes efectos a cobrar

Ø  Indicadores financieros

Ø  Diferencias de gastos entre periodos

Ø  Porcentajes de gastos sobre ventas

Ø  Control de desviaciones presupuestarias por cuenta o centro

 

Alertas para el área comercial

Ø  Acciones comerciales previas a la venta

Ø  Gestión de pedidos

Ø  Gestión de ventas facturadas

Ø  Gestión de la rentabilidad o márgenes comerciales

Ø  Objetivos del área comercial

Ø  Efectos de las perdidas de ventas por conceptos comerciales

Ø  Alertas externas del mercado y la competencia

 

Alertas para el área logística y compras

Ø  Efectos en las compra a proveedores

Ø  Efectos de stocks

Ø  Efectos en la logística y la gestión de almacenes

 

Alertas para el área de recursos humanos

Ø  Efectos en costes y número de empleados

Ø  Informes de absentismo

Ø  Rotación de personal

Ø  Evaluación del desempeño

Ø  Necesidades de capacitación

Ø  Otros aspectos que generan alertas en el ámbito local

 

Alertas para la gestión de fabricación

Ø  Rendimiento de la producción

Ø  Alertas de eficiencia en los procesos

 

Alertas para la gestión de calidad

Ø  Deficiencias de calidad en la producción

Ø  Cumplimiento de los estándares de calidad

Ø  Causas que afectan a la insatisfacción del cliente

Ø  Problemas en la cadena de suministros

 

Alertas para otras áreas empresariales

Ø  Gestión del proyectos

Ø  Puntos de venta

Ø  Despachos de servicios profesionales

Ø  Gestión de hoteles

Ø  Tecnologías de la información

 

«He perdido mucho tiempo,

 pero no sé cuál exactamente»[x]

 

Alertas de gestión empresarial para mejorar los resultados

Luís Muñiz

PROFIT editorial

Link de interés

• Cómo utilizar el Cuadro de Mando Integral: "The Strategy Focused Organization" Para implementar y gestionar su estrategia

• El Cuadro de Mando Integral "The balanced scorecard"

• Control presupuestario: Planificación, elaboración y seguimiento del presupuesto

 

«La prudencia es una solterona rica y fea,

cortejada por la incapacidad»[xi]

 

ABRAZOTES

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[i] Anselm Feuerbach

[ii] Jordi Funallet

[iii] Robert S. Kaplan y David P. Norton

[iv] Johann W. Goethe

[v] Séneca

[vi] Definir proceso a proceso estos errores o interrupciones.

[vii] Desviaciones entre lo previsto y lo real o bien entre los objetivos y lo real.

[viii] Y qué funciones realizan estas personas

[ix] Incidencia o problema que no se ha detectado previamente

[x] Jean Dolent

[xi] William Blake 

Ideas que pegan: Por qué algunas ideas sobreviven y otras mueren

Estimad@s amig@s

Sinopsis

Una buena idea puede cambiarlo todo. Si quieres tener ideas poderosas y comunicarlas de manera efectiva para conseguir un cambio de conducta o modificar las opiniones de tus empleados, compradores, hijos, lectores o alumnos, Ideas que pegan es tu libro.

Provocativo, de amplias miras y divertido, los autores muestran los principios vitales de las ideas ganadoras a través de seis claves concretas para hacer que tus mensajes sean pegadizos. Ilustrado con ejemplos de sectores muy diversos —negocios, publicidad, educción, movimientos sociales, etc.—, los hermanos Heath explican por qué algunas ideas triunfan y otras fracasan en el intento.

Traducido a más de 25 idiomas, Ideas que pegan es un éxito de ventas en todo el mundo que está ayudando a miles de profesionales del marketing, creativos, ejecutivos de cuentas del mundo de la publicidad, directores de comunicación, directivos en general y a todas aquellas personas que quieren hacer que sus mensajes lleguen, impacten y se peguen en la memoria.

 

«A cada movimiento de un soldado americano le precede

una asombrosa cantidad de planificación (…)»[i]

 

Prólogo[ii]

Nos encontramos al inicio de la cuarta revolución industrial, la digital. Esta revolución va a suponer una transformación de todos los negocios, sean del tipo que sean. Nuestra industria ―la del marketing y la comunicación― sólo acaba de iniciar su transformación y ya estamos viviendo cambios continuos en la relación de marcas y consumidores.

Como en toda revolución, se necesitan grandes ideas que aprovechen las oportunidades que se presentan. La tecnología sin ideas no es nada. Y, en la cuarta revolución, las ideas solas sin tecnología tampoco serán suficiente.

Ideas que pegan nos ayuda a formular idas poderosas, ideas que trascienden e influencian a nuestra sociedad que está en continuo cambio.

 

(…) nos encontramos en una era en que la tecnología convierte al consumidor en el epicentro de la comunicación y en nuevo juez de la conexión social de las marcas

(…) las empresas deban esforzarse más que nunca generando ideas brillantes, ideas que pegan y que hoy necesitan de tres valores capitales: creatividad[iii], humanidad[iv] y tecnología[v] (…)

Combinar los tres valores requiere de un cambio profundo en la manera de trabajar creando ideas.

(…) en la era que vivimos ―la de la influencia―, las personas solo compartimos las ideas que realmente nos impactan entre las miles que escuchamos cada día.

 

Los seis principios[vi] en los que los autores van a sumergiros son: simple, unívocamente, inesperado, concreto, creíble, emotivo y sucesión de hechos.

 

«Se puede perder la capacidad de ejecutar el plan original,

pero nunca se pierde la responsabilidad de ejecutar la intención»[vii]

 

Introducción

¿Qué se pega?

A muchas buenas ideas les cuesta triunfar en el mundo, mientras que la ridícula historia (…) continua circulando sin ningún recurso que la apoye. ¿Por qué? ¿Solo porque (…) vende mucho más que otros asuntos? ¿O es posible conseguir que una idea loable y verdadera circule con tanta eficacia como este relato falso?

 

«Ningún plan sobrevive al contacto con el enemigo»[viii]

 

¿Sobrevive nuestro plan comercial al escrutinio de los clientes?

- ¿Por qué?

-     ¿Cuáles son sus puntos fuertes y sus oportunidades de mejora?

 

Hay una frase que repito más de lo que me gustaría en mis sesiones “los cementerios están llenos de ideas ―ideólogos”. No basta con tener una o cientos de buenas ideas, hace falta un plan, unos objetivos, un estudio de las necesidades del cliente, un buen encaje problema /solución, una buena comunicación, marketing, equipo humano… podríamos seguir, el objetivo es que reflexiones y seas consciente que no sólo por tener ideas el éxito está asegurado.

 

Ideas que pegan nos ayuda a reflexionar, trabajar el argumento. No dejes de buscar el pegamento que haga que tu idea triunfe, puede que pasen años hasta que lo consigas, pero no por ello hay que dejar de tenerlas.

 

«Desgraciados los hombres

 que tienen todas las ideas claras»[ix]

 

(…) “un diseñador sabe que ha alcanzado la perfección no cuando no queda más qué añadir, sino cuando no queda más que suprimir”[x]. Un diseñador de ideas sencillas debería a aspirar al mismo fin: saber hasta que punto puede exprimirse una idea antes de que empiece a perder su esencia.

 

(…) encontrar la esencia no es sinónimo de comunicarla. Puede que un directivo conozca las prioridades pero sea totalmente ineficaz a la hora de compartirlas y lograrlas (…)

 

¿Cómo podemos aplicar el principio de las ideas concretas a nuestros propios mensajes? Probablemente sea más fácil tomar decisiones si nos basamos en las necesidades de gente especifica: nuestros lectores, nuestros alumnos, nuestros clientes, etc.

 

¿Cómo conseguimos que la gente crea nuestras ideas? Tenemos que encontrar una fuente de credibilidad en la que apoyarnos (…)

 

¿Cómo podemos asegurarnos de no dejar que una gran idea, un Jared en potencia, pase desapercibida por delante de nuestras narices? El arte de reconocer no es complicado, pero tampoco es natural. Las ideas no levantan las manos para llamar nuestra atención, sino que tenemos que buscar las correctas deliberadamente (…) ¿Qué exactamente lo que estamos buscando?

 

Para que una idea sea contagiosa, útil y duradera, debe conseguir que el público:

• Preste atención.

• La comprenda y recuerde.

• esté de acuerdo o la crea.

• Le importe.

• Sea capaz de actuar al respecto.

 

«Nada tan peligroso como una idea amplia

en cerebros estrechos»[xi]

 

Ideas que pegan

Por qué algunas ideas sobreviven y otras mueren

Chip Heath

Dan Heath

LID editorial

Link de interés

• La clave del éxito

• ¡Vamos! De 100 a 1.000 millones en 10 años

• Aprende a pensar como un gurú: Las 10 fuerzas del pensamiento crítico

• Pensar estratégicamente: Modelos, conceptos y reflexiones

 

«Las ideas no son responsables

de lo que los hombres hacen de ellas»[xii]

 

ABRAZOTES

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[i]

[ii] José María Rull Bertrán

[iii] La creatividad es y será siempre el principal valor, el motor que nos hace plantearnos las cosas de una forma diferente.

[iv] La humanidad es la nueva exigencia del consumidor, que sólo confiará en las marcas que actúen de forma socialmente responsable.

[v] La tecnología es el nuevo ingrediente revolucionario que nos permite reinventar la relación con el consumidor y cambiar las cosas en el mínimo tiempo posible.

[vi] SUCCESS

[vii] Tom Kolditz

[viii] Ídem

[ix] Louis Pasteur

[x] Antoine de Saint-Exupery

[xi] Hipólito Taine

[xii] Werner Karl Heisenberg