Proyecto Safari; Un manual para la gestión eficaz de proyectos

Estimad@s amig@s

Sinopsis

Proyecto Safari: La guía de campo para el aventurero de los proyectos. Quien no quiera limitarse a sobrevivir a los proyectos, sino dominarlos, tiene que superar varios desafíos. Encargos poco claros, presupuestos limitados o colaboradores difíciles son sólo algunos de ellos. Acompáñanos al safari y recorre el arriesgado mundo de los proyectos en siete etapas.

Sólidos conocimientos y consejos de supervivencia: Esta circunspecta guía te muestra los mayores peligros que acechan en cada etapa. Sin embargo, no sería una buena guía si no tuviera preparada la herramienta adecuada en cada caso. ¡Con ella aprenderás a superar obstáculos y estarás perfectamente equipado para futuras aventuras!

¡Tener una buena visión de conjunto es vital! La guía incluye un gran mapa de esa extraordinaria aventura que es la realización de proyectos para que tú lo tengas todo a la vista también en el futuro: ¡para mirarlo, admirarse y colgarlo en la pared!

“Tan simple como sea posible,

pero no más.”

Albert Einstein

Cada vez los profesionales trabajamos mas por proyectos, y lo que nos depara el futuro es seguir trabajando de la misma manera, lo hagamos como trabajadores del conocimiento (freelance) o en plantilla.

Por tanto debemos de asumir y conocer cómo se trabaja por proyectos, de ahí la importancia de hacerlo metodológicamente desde el minuto uno que empezamos a esbozar con el cliente (interno-externo) hasta que antes de disolver el equipo responsable del proyecto, se procede a la evaluación del mismo.

Mi consejo es que te formes, obtengas la certificación en dirección de proyectos… las organizaciones quieren trabajar con esta metodología, pero también piden a las consultoras que los integrantes de los equipos estén certificados, por tanto, necesitamos…

“Una obra requiere de más preliminares cuanto más significativa y difícil es.”

Henri de Saint-Simon

Objetivos

… ¿Qué quiere exactamente el cliente? ¿Qué espera lograr la empresa con el proyecto? Con el primer paso se trata de intentar determinar el verdadero objetivo. Está demostrado que preguntarse por la finalidad desde varias perspectivas aclara cuál es el objetivo del proyecto en todas las direcciones. Las siguientes preguntas son adecuadas para esto:

Pregunta 1: ¿Para qué sirve el resultado del proyecto?

• ¿Cuál es el significado y el propósito del proyecto?

• ¿Hay alguna causa?

• ¿En qué contexto surge el encargo?

Pregunta 2: ¿Para quién realizamos el proyecto?

• ¿Quién es el cliente?

• ¿A quién afecta el proyecto?

• ¿Quién se beneficia? ¿Cómo?

Pregunta 3: ¿Qué se debe conseguir con los resultados del proyecto?

• Al final del proyecto, ¿qué tiene que ser diferente?

• ¿Qué aspecto debe tener el resultado final?

Pregunta 4: ¿Cómo sabemos que el proyecto ha tenido éxito?

• ¿Cuándo se considera el proyecto un éxito?

• ¿Cómo se mide el éxito?

• ¿Existen criterios para el éxito?

“En la naturaleza humana está

pensar racionalmente y actuar de forma ilógica.”

Anatole France

Datos clave
a) ... la extensión que se debe alcanzar con una calidad determinada:
¿Qué resultados se deben conseguir?
¿Con qué calidad se deben alcanzar esos resultados?
¿Qué alcance tiene el proyecto? ¿Qué pertenece al proyecto?
¿Qué no pertenece?

b) ... los plazos en los que debe completarse el proyecto:
¿Cuándo tienen que estar disponibles los resultados?
¿Qué hitos se deben cumplir?
¿Cuáles son los plazos a los que se aspira?

c) ... el coste máximo que debe asignarse al proyecto:
¿Cuál es el presupuesto?
¿Qué empleados están disponibles?
¿Cuánto se puede gastar en material?

“Reunirse es un comienzo.

Mantenerse juntos es un paso adelante.

Trabajar juntos es un éxito.”

Henry Ford

Definir prioridades

Primera prioridad: ¿Qué es inamovible? (p. ej. plazos de finalización).

Segunda prioridad: ¿Dónde intentamos alcanzar el óptimo? (p. ej., en los costes).

Tercera prioridad: ¿Dónde tenemos la mayor flexibilidad? (p. ej., en la calidad).

“No importa lo buen guerrero que sea,

el jefe de la tribu no puede ganar la batalla sin sus indios.”

Autor desconocido

Los roles en la composición de equipos según el modelo de Belbin…

· El coordinador

· El impulsor

· El cerebro

· El observador evaluador

· El implementador

· El cohesionador

· El investigador de recursos

· El finalizador

El modelo ha contribuido en gran medida a comprender qué es trabajar en equipo con eficacia. Conocer los roles individuales de los colegas permite estimar las futuras aportaciones de cada miembro del equipo de forma realista y ajustarlas a los requisitos de las tareas que hay que hacer…

“Dime como se inicia un proyecto,

y te diré como termina.”

Sabiduría tradicional del director de proyecto

Síntomas de una crisis en un proyecto

· Los plazos no se cumplen y los hitos caen como fichas de dominó.

· No se alcanzan los objetivos previstos.

· Personas clave abandonan el proyecto.

· El ambiente en el equipo se vuelve cada vez más tenso; la cooperación se resiente.

· Se comenten errores cada vez con más frecuencia, a la vez que disminuye la tolerancia al error.

· Aumenta el gasto en las funciones de control e información porque, de repente, se solicitan siempre nuevos informes.

· El mandante ya no apoya el proyecto y elude la responsabilidad.

“La comunicación es la respuesta a la complejidad.”

Markus Miller

Las palabras mágicas para evitar tan costosos errores son revisión de proyecto. Se trata de hacer un análisis retrospectivo sistemático de un proyecto ya concluido para, de esa experiencia, aprender de cara a futuros proyectos…

· ¿Qué ha ido bien? ¿Qué no tan bien?

· ¿Qué sorpresas ha habido?

· ¿Qué ha aprendido cada uno del proyecto?

· ¿Qué nos preocupa? ¿Qué nos sigue pareciendo inexplicable?

· ¿Qué debemos cambiar a toda costa en el futuro?

· ¿Qué se debe mantener en futuros proyectos?

“Eso es lo bonito de un error:

no hay que volver a cometerlo dos veces.”

Thomas Alva Edison

PROYECTO SAFARI

Un manual para la gestión eficaz de proyectos

Mario Neumann