Estimad@s amig@s
Sinopsis
En un mundo donde la
adaptabilidad y la eficiencia son las claves del éxito, los enfoques
tradicionales de gestión de proyectos se quedan cortos. La necesidad de una
metodología más flexible y receptiva es el escenario idóneo para la gestión
ágil de proyectos, un modelo innovador que abarca el cambio, la colaboración y
el desarrollo.
¿Por qué trabajar en agile? ¿Y
cómo hacerlo bien? ¿Cómo se puede adaptar una organización con rapidez a las
necesidades del cliente? ¿Cómo puede ofrecer al cliente o usuario valor de
forma incremental en ciclos muy cortos?
Descubre el poder de la
transversalidad funcional, los equipos autoorganizados y los bucles continuos
de retroalimentación.
La gestión por proyectos en
el entorno empresarial ha evolucionado mucho y la implementación de
metodologías ágiles es un elemento clave para lograr el éxito gestionando
proyectos en el contexto de la transformación
digital. Este libro
profundiza en el modelo de gestión ágil de proyectos, explora sus principios y
mejores prácticas, así como el impacto transformador que tiene en la forma en
que se ejecutan.
Gestión
de proyectos en agile es una guía práctica para poner en marcha,
paso a paso, un modelo de gestión por proyectos en ágil y cómo se organiza y
ejecuta, desde la conceptualización y selección de proyectos hasta la
asignación de los roles y funciones del equipo y su activación.
«Las palabras nunca
alcanzan cuando
lo que hay que decir
desborda el alma»[i]
Prólogo
En un mundo que cambia
rápidamente, donde la adaptabilidad y la eficiencia son las claves de éxito, los
enfoques tradicionales de gestión de proyectos a menudo se quedan cortos. La
necesidad de una metodología más flexible y receptiva ha dado lugar a la gestión
ágil de proyectos, un marco innovador que abarca el cambio, la colaboración y
el desarrollo iterativo.
Las metodologías ágiles
abarcan una variedad de prácticas y principios (…)
• Enfoque iterativo e
incremental
• Colaboración con el
cliente
• Equipos transversales y
multifuncionales
• Equipos autoorganizados
• Mejora continua
• Adaptabilidad al cambio
• Comunicación transparente
• Plazos cortos (timeboxing)
• Énfasis en la entrega de
valor
• Control de procesos empíricos
Al adoptar un modelo de
gestión por proyectos agile, se han de considerar varios factores clave para
una implementación exitosa.
• Cambio cultural y gestión
del cambio
• Metas y prioridades claras
del proyecto
• Equipos empoderados y
colaborativos
• Planificación iterativa y
enfoque adaptativo
• Aprendizaje y mejora
continuos
«Cada uno es artífice
de su propia de su
propia ventura»[ii]
Introducción
Razón de ser del modelo de gestión
por proyectos en ágil
(…) será necesario llevar a
cabo una evolución del modelo organizativo hacia una organización ágil. Y
solamente podremos trabajar de esta nueva manera si esta respalda el cambio de
manera estructural. Precisaremos estructuras flexibles que nos permitan adoptar
métodos diseñados para ser más productivos, así como formas de trabajar y
métodos de gobierno más ágiles y adaptables a los cambios y necesidades de los
clientes (…) será importante disponer
nuestros recursos de un modo más colaborativo, organizados por proyectos en
equipos multidisciplinares alrededor de las necesidades de nuestros usuarios.
(…) no puede haber transformación
digital si antes no provocamos un cambio radical en nuestra manera de trabajar
(…) nuestras formas, los ritmos, los
usos, incluso las exigencias que precisamente los provocan, deben reconocer y
abrazar la necesidad de hacer las cosas con visión digital (…)
(…) ¿Cuál es el objetivo
último que queremos conseguir en el proceso de Transformación Digital? (…)
(…) En el proceso de transformación
digital la compañía debe reorganizar sus métodos de trabajo, estructuras y
estrategias, digitalizar sus procesos e implantar de manera dinámica la
tecnología necesaria con un único objetivo: optimizar la experiencia
de su usuario (…)
(…) necesitamos una
metodología que nos permita encauzar el proceso y hacer del mismo un producto
de manera que seamos capaces de trabajar más rápido y más cerca del cliente o
usuario, generando mayor valor con cada propuesta, testando permanentemente,
lanzando productos mínimos viables y aprendiendo de nuestros usuarios, todo
ello con capacidad de reacción y mejora continua (…)
«El desarrollo de proyectos
en ágil es
como enseñar a un
elefante bailar»[iii]
Alejandro de Zunzunegui nos lanza una
interesante pregunta en gestión
de proyectos agile ¿Cómo de ágil puede ser mi elefante? La vamos
a traducir al castellano pardo ¿Cómo de ágil es nuestra compañía?
Para aquellos que crean que su organización no es un elefante, y sus movimientos no son lentos les lanzo unas preguntas:
— ¿Cuánto tarda la empresa en hacer un cambio?
— ¿Y en interiorizarlo?
— ¿A qué se debe esa velocidad /rechazo?
No olvidemos que para pensar
en agile
e implementar un modelo de gestión ágil hay que tener en cuenta; adaptabilidad, entrega
de valor, mejora continua, experiencia y satisfacción, comunicación,
resultados, progreso iterativo e incremental, empoderamiento y propiedad, fracaso
como aprendizaje, respeto a las personas, etc.,
Aprovecho ya que hablamos de
metodologías para introducir en la ecuación otro factor, la estrategia y en esta
ocasión la voy a utilizar para que reflexionemos el titulo de una ponencia de José Luis Vallejo estrategia
de cambio mejor que cambio de estrategia ¿Tenemos en la compañía una estrategia que nos ayuda a
asumir el cambio o preferimos cambiar de estrategia cada vez que el viento no
nos es favorable?
«Cuando todo parece
ir en tu contra
recuerda que el avión despega con viento en
contra,
no a favor»[iv]
Por dónde comenzar el cambio
en mi modelo de gestión
• ¿Se tiene claro en la
organización para quién se trabaja?
• ¿Sabemos quién es
nuestro usuario final en cada una de las actividades que realizamos dentro de
la organización o actuamos sin pensar realmente en ello?
• ¿Se escucha realmente a
ese usuario final?
• ¿Sabemos qué es lo que
realmente le aporta valor? ¿Medimos minuciosamente el valor que generamos a
nuestro cliente en cada interacción que tiene con nuestra compañía?
• ¿Nos enfocamos en
entregar ese valor específico a ese cliente determinado en el momento exacto en
el que lo necesita y medimos su satisfacción?
• ¿Priorizamos
permanentemente la entrega de ese valor en ciclos cortos, con agilidad
en la ejecución?
• ¿Impulsamos una forma
de trabajar diferente a lo que hemos hecho en los últimos años para lograr
estos objetivos?
• ¿Existen espacios de interacción
entre distintas áreas funcionales de la organización y herramientas
colaborativas para promover la transversalidad y el flujo constante de
conocimiento e información?
• ¿Se conocen y comparten
los indicadores clave de rendimiento (key performance indicators
[KPI]) estratégicos de la compañía y su evolución periódica?
• ¿Funciona la
comunicación interna como elemento aglutinador de la identidad de la
organización?
• ¿Se ha desarrollado en
la organización la capacidad de tomar decisiones rápidas basadas en el fácil
acceso a datos bien gobernados y estructurados?
• ¿Cuál es el grado real e
democratización y accesibilidad a los datos en la compañía?
(…) a la hora de adoptar
este nuevo modelo de gestión por proyectos en ágil, detectar e incorporar los early
adopters[v] (…)
a los primeros equipos e incluir al CEO y a la alta dirección como parte
de ellos (…)
• ¿Cómo es de flexible y
de rápida la organización ante la necesidad de hacer cambios?
• ¿Es el circuito de toma
de decisiones y aprobaciones lo suficientemente rápido o está lleno de
desperdicio?
• ¿Están alineados los KPI
y los objetivos de cada área que participa en un proyecto con el resto?
• ¿Se da un verdadero y
arraigado sentimiento de confianza y apoyo en la organización?
• ¿Cuál es el nivel de seguridad a la hora de
desarrollar un proyecto de extremo a extremo por parte de los miembros de un
equipo?
• ¿Se ha implementado
algún sistema de mejora continua en la organización? ¿Y alguno de medición de
resultados de esas mejoras?
• ¿Se han optimizado y
rediseñado los procesos afectados por cada proyecto desarrollado y los
asociados por el actual modelo de gestión, si es que existe?
Debemos buscar un modelo de gestión propio que permita
establecer gradualmente las mejores prácticas ágiles, adaptarlas a nuestra
realidad y transformar nuestra organización de manera progresiva.
Factores que favorecen el
cambio de modelo
• En ánimo
• El músculo
• El orgullo de pertenencia
• La comunicación
• La planificación global
• El compromiso de la alta
dirección
• La capacidad de los
equipos
• El hábito
• La escucha
activa
• La formación
La ejecución[vi] en
ágil contiene (…)
• Equipos multidisciplinares
• Objetivos transparentes y
compartidos
• Foco en la entrega
temprana de valor
• Herramientas colaborativas
visibles para cualquiera en la compañía
• Metodología ágil
«Aunque el reto sea
organizacional,
el verdadero cambio
siempre ocurre a nivel individual»[vii]
Conclusiones
(…) agile es una
mentalidad, una manera de pensar, trabajar y ver. Va más allá de simplemente
seguir un conjunto de procesos; se trata de adoptar ciertos valores y principios
que guían la forma en que los equipos abordan el trabajo, la colaboración y la resolución
de problemas (…)
«Aquellos que dicen
que algo no puede hacerse
suelen ser interrumpidos por otros que lo están
haciendo»[viii]
Link de interés
• Lean ux: Cómo
aplicar los principios Lean a la mejora de la experiencia de usuario
•
«No hay nada tan inútil como hacer con
gran eficiencia
algo que no debería hecho en absoluto»[ix]
ABRAZOTES
[i] Alejandro de Zunzunegui
[ii] Miguel de Cervantes
[iii] Dov Rosenberg
[iv] Henry Ford
[v] Embriones de agilismo diseminados a
lo largo y ancho de la organización, gente que ya ha decidido trabajar de otra
manera porque lo hace mejor.
[vi] «Cuida los pequeños detalles. Un
pequeño agujero puede hundir un gran barco», Benjamin
Franklin
[vii] Lee Hecht Harrison
[viii] Joel Arthur Barker
[ix] Peter F Drucker
