jueves, 9 de diciembre de 2010

EL PROTOCOLO FAMILIAR la experiencia de una década


Estimad@s amig@s:

“Aquel que duda y no investiga,
se torna no sólo infeliz,
sino también injusto.”
Blaise Pascal

Sinopsis
La experiencia de una década, recoge una selección de capítulos sobre el protocolo familiar preparados por varios de los principales especialistas en este tema. Así, se ha incluido una selección de dieciocho artículos de reconocidos especialistas tales como Iván Lansberg, Jon Martínez, Ernesto Poza, Gemma Baulenas, Antoni Bosch, Fernando Casado, Miguel Angel Gallo, José F. Gálvez, Alberto Gimeno, Carlos Gortázar, Manuel Pavón, Miquel Roca Junyent, Jordi Solé, Salvo Tomaselli, José M. Zugaza, así como Joan M. Amat y Juan F. Corona, editores del texto.
Los temas tratados están orientados a exponer desde el contenido de un protocolo familiar, tanto el de carácter familiar como el de carácter legal, hasta profundizar sobre los factores familiares, psicológicos y contextuales que contribuyen al éxito o fracaso de un protocolo familiar.
Además de presentar varios casos desarrollados que permiten conocer mejor cómo elaborar un protocolo, se incluye un conjunto de casos sobre los problemas reales de diferentes empresas y cómo el protocolo puede ser útil para su resolución.

“Es preferible fiarse de un hombre equivocado a menudo,
que de quien no duda nunca.”
Francis Scott Fitzgerald

Prólogo
El compromiso del Instituto de la Empresa Familiar en la institucionalización del protocolo familiar en España

El Protocolo Familiar es un acuerdo que delimita el marco de desarrollo y las reglas de actuación y relaciones entre la empresa familiar y su propiedad, sin que ello suponga interferir en la gestión de la empresa y su comunicación con terceros. Debe entenderse como el resultado de un proceso en el que participan tanto la familia como la propiedad y los gestores de la empresa, y que tiene componentes jurídicos, económicos y empresariales, fruto de los cuales se obtiene un documento “a medida” para una determinada empresa y familia.
Los contenidos básicos de un protocolo deben iniciarse con la confección de un genograma de la familia, donde se ponen de manifiesto el árbol genealógico de la composición de los miembros de la familia, la confluencia de las generaciones, los participantes de las ramas familiares y donde también suele plasmarse el cronograma que incluye la historia de la familia y de la empresa, la trayectoria generacional, los hechos relevantes y la situación actual. También hay que profundizar en los valores y la tradición de la empresa, de la familia y en la visión empresarial, así como en el análisis de los Órganos de Gobierno (Consejo de Familia, Junta de Accionistas, Consejo de Administración, Dirección General) y la cultura de funcionamiento empresarial en donde se aprecie el compromiso con la responsabilidad ante empleados, proveedores y clientes, la política frente a los directivos y ejecutivos no familiares, o el mantenimiento del nombre y marca comercial en relación al familiar.
Conocer los sistemas de incorporación a la empresa familiar, los programas de formación, los comiste de evaluación y nombramientos, en caso de que los hubiera, y todo lo referente a las normas de remuneración, acceso y distribución de la propiedad empresarial, la política de dividendos, la valoración de participaciones, la liquidez y la trasmisión de las participaciones, conlleva tener la información necesaria para establecer el proceso de confección del protocolo.
Fernando Casado

“Desgraciados los hombres que tienen todas las ideas claras.”
Louis Pasteur

Una de las claves de las Empresas Familiares centenarias, es el protocolo familiar. Es una herramienta que bien entendida y aceptada por todos los miembros de la familia, ayuda, cohesiona, fomenta la participación, transparencia, ayuda a la incorporación de nuevos miembros, tanto familiares, como políticos o externos a la familia empresaria.
Es un documento que toda familia empresaria debe confeccionar con la ayuda de un equipo de consultores, ya que de esta manera conseguirán que el legado de la familia perdure en las sucesivas generaciones.
En cuanto a la obra, está editada por Joan M. Amat y Juan F. Corona con la colaboración de un gran elenco de profesionales de primer orden en la Empresa Familiar a nivel internacional. Está dividida en cuatro grandes bloques y al final de cada uno, encontraremos casos prácticos que nos ayudaran a interiorizar y poner en valor las enseñanzas que podremos trasladar después nuestra organización.

Parte I El contexto del protocolo familiar: perspectiva institucional, empresarial y familiar
... los tres retos que debe afrontar toda empresa familiar: transición generacional, relaciones familia-empresa, y profesionalización de la empresa familiar. Y para ello juega un papel muy importante el protocolo familiar como instrumento que puede ayudar, en primer lugar, a sistematizar las relaciones familia-empresa así como, en segundo lugar, puede contribuir a planificar la transición generacional y a profesionalizar la empresa familiar
… la necesidad de desarrollar habilidades como la comunicación, la negociación y la búsqueda de consenso, la confianza, como claves no solo del protocolo sino de la continuidad de la empresa…, esta necesidad choca con las barreras culturales que existen a la colaboración y a la comunicación en grupo por la dinámica de poder que subyace en nuestras relaciones interpersonales.
… la empresa familiar puede lograr ventajas competitivas gracias a la interacción familia-empresa si se realizan prácticas de dirección y gobiernos adecuadas, si se esfuerza en mantener la unidad familiar y si se favorece el espíritu emprendedor…, en muchos casos la interacción familia-empresa es negativa debido a la poca conciencia que hay en muchos casos entre las diferencias entre una decisión familiar y una decisión empresarial dada la fuerte influencia de los valores familiares en el funcionamiento de la empresa. Por el contrario, una interacción familia-empresa favorable es la fuente de sinergias intangibles (amor entre familiares, compromiso en la continuidad, austeridad e independencia financiera, ética del trabajo, creatividad) que generan activos invisibles que pueden ser transformados en importantes ventajas competitivas (calidad de servicio, orientación a largo plazo de la rentabilidad, autofinanciación, productividad, innovación).

Parte II El contenido del protocolo familiar
Aprovechar la interacción familia-empresa para lograr ventajas competitivas, manejar constructivamente la relación entre trabajo, dinero y propiedad, y clarificar los requisitos para que un familiar se incorpore a la empresa familiar… es fundamental de la elaboración del documento se eduque a la familia empresaria sobre la problemática de la empresa familiar y los aspectos que favorecen su continuidad… los riesgos de sobrevalorar los aspectos legales del protocolo… en la elaboración del protocolo se deben afrontar abiertamente los temas más conflictivos de presente y de futuro, no hay que tener prisa en acabarlo cuanto antes sino que hay que tratar de que se participe en el proceso y que se sienta que es un documento discutido, negociado y compartido por toda la familia, y que exista unanimidad en su aprobación.
… destacar el papel que juega la redacción del protocolo familiar para reforzar el amor y la confianza de los integrantes de la familia… el contenido del documento se estructura en cuatro apartados: en primer lugar, una introducción, en la que se detallan los motivos para redactar el protocolo familiar y el procedimiento a seguir para sus posteriores revisiones; en segundo lugar, los cimientos del amor: ¿por qué continuar siendo una empresa familiar a lo largo del tiempo?, ¿Qué tipo de empresa familiar se quiere ser?, ¿Qué se puede esperar de esta empresa familiar?, ¿Cuándo dejar de ser empresa familiar?, en tercer lugar, las reglas para la confianza sobre la propiedad, el consejo de administración, el trabajo en la empresa familiar, y las relaciones de la familia con la empresa familiar; y, en cuarto lugar, la adhesión al protocolo.
… respecto a las reglas que regulan la actividad de familiares en la empresa (que pueden incluir aspectos como la incorporación de familiares en la empresa, requerimientos de experiencia previa en otra empresa antes de incorporarse a la propia, acceso de no familiares la alta dirección, fijación de salarios de los familiares), destaca el elevado porcentaje de familias que se inclinan por la protección a la familia (55%). En segundo lugar, respecto a las reglas que regulan la exigencia de la gestión de la empresa (que puede incluir aspectos como información periódica, evaluación del funcionamiento del consejo de administración, posibilidad de salida del director general ahí no funcionara), destaca favorablemente la elevada exigencia que existe (73% de los casos). Y en tercer lugar, respecto a las reglas que regulan la sucesión en la dirección, destaca el bajo porcentaje de casos en los que se ha establecido la sucesión en una persona (27%), respecto a un 26% de casos en los que el tema se ha pospuesto y otro 47% de casos en los que se opta por una solución más ambigua como el coliderazgo.
… distinguen,… entre los tres tipos de protocolos familiares más habituales en España a los que denominan protocolos patrimoniales, protocolos de gestión y protocolos de futuro. Los primeros, de carácter fundamentalmente más jurídico y legal que suponen el 53% de las empresas familiares estudiadas, son protocolos que han centrado su atención principalmente en la definición de reglas patrimoniales, en menor medida en la profesionalidad de la gestión y sin apenas atención a los aspectos de la sucesión. Los segundos, de carácter fundamentalmente más empresarial, que suponen el 20% de las empresas familiares, han centrado su atención en establecer reglas que ayuden a la profesionalización de la gestión, pero descuidando totalmente los aspectos patrimoniales y de la sucesión en el liderazgo. Únicamente los protocolos que los autores han denominado de futuro, que solo suponen el 27% restante de las empresas familiares investigadas, has prestado atención a los tres aspectos.
Ningún protocolo puede funcionar si no se desarrolla a partir del dialogo continuado, sincero y profundo de la familia, a partir de un proceso de aprendizaje y crecimiento personal en el que se afrontan constructivamente las dificultades, los retrocesos y los conflictos…, en muchos casos, ante la falta de confianza que existe en el protocolo que se ha redactado y aprobado, en lugar de esforzarse en trabajar para incrementar la confianza en el grupo familiar, la preocupación que hay es la de introducir mecanismos que obliguen a su cumplimiento para que se respete.

Parte III Recomendaciones para la elaboración del protocolo familiar
…, profundizan sobre cuatro aspectos clave: la elección del momento de inicio del protocolo y los aspectos a considerar, el ritmo y amplitud del documento, las recomendaciones para la confección del documento, y los factores de éxito para su redacción y utilización. Respecto a la elección del momento de inicio del protocolo,… sugieren que es fundamental anticiparse a realizarlo antes de que haya problemas, ya sean problemas familiares o problemas empresariales; que la familia este unida y, si no es posible, lo mejor es plantearse la salida de la propiedad de los familiares que estén enfrentados; promover la máxima comunicación, especialmente cuanto mayor sea el numero de familiares, y evaluar las posibles disfunciones o crisis que se pueden producir. Respecto a los factores de éxito,… destacan…: el compromiso del líder familiar con el protocolo familiar, el apoyo del líder emocional, que ayuda en los momentos de estancamiento o crisis del proceso; la motivación de los familiares para construir un proyecto común; la formación de la familia en temas de empresa familiar; la formación en habilidades sociales; el tamaño reducido de la familia, y la calidad de las relaciones familiares… es fundamental formar a la familia, integrar al máximo de familiares en la discusión y redacción del documento, informando amplia y sistemáticamente al resto de familiares que no participan, discutir de forma abierta y ordenada, afrontando con delicadeza los temas escabrosos y los recuerdos del pasado, e informar a directivos y consejeros no familiares así como a los familiares políticos.
… la decisión de comenzar el proceso de redacción de un protocolo familiar supone posiblemente un importante cambio dentro de la familia, un cambio que puede implicar desde permitir la entrada de un no familiar en el círculo de la familia como a trabajar de una forma diferente a partir de este momento. Cada familiar tiene diferentes expectativas , así como fantasías y amenazas sobre el proceso, por lo que hay diferencias en el grado de transparencia y visión compartida, en la predisposición, en la percepción que tiene cada familiar sobre el problema o problemas que pueden existir. No debe extrañar, por consiguiente, que ya desde el principio se puedan plantear resistencias para iniciar el proceso y comprometerse con el mismo. Resistencias que pueden ser desde la dificulta para encontrar posibles fechas de reunión, dudas sobre el asesor. Otro tipo de resistencias se refieren al consenso del grupo familiar de que el problema se concentra en un familiar determinado. Estas resistencias, ya sean al principio o al final, están orientadas a evitar el cambio si con el salimos perdiendo, o evitar un posible sufrimiento… el papel del consultor es fundamental en la construcción del proceso y en la visualización de las posibles resistencias y problemas.
La metodología para la confección de un Plan Estratégico Familiar se resume en cinco etapas diferenciadas: sensibilizarse sobre los problemas de las empresas familiares y formarse en los instrumentos para superarlos, reforzar las relaciones personales en la familia empresaria, construir un proyecto compartido a partir de la visión del líder, redactar y aprobar el protocolo familiar, y la instrumentación legal, empresarial y familiar del protocolo familiar y su puesta en marcha.

Parte IV Aspectos legales del protocolo familiar
Un tema muy debatido en la doctrina jurídica –ciertamente escasa en esta materia- es el valor jurídico-obligacional del protocolo. En principio, podría decirse que éste, como manifestación de la voluntad de las partes que lo otorgan y suscriben, obliga a éstas a su cumplimento. No obstante, la conclusión no sería exacta: en algunos supuestos, el contenido del protocolo puede chocar frontalmente con ciertas previsiones de orden civil-sucesorio o en otros casos no resultan compatibles con el régimen jurídico-societario. Es más, la pretensión de proyectar la eficacia del contenido del protocolo a futuras generaciones no firmantes, por tanto, del mismo, traslada sombras de duda sobre el alcance de la obligatoriedad.
Lo importante es destacar que el protocolo familiar es un documento que contiene un acuerdo obligacional que no tendrá más límites para su eficacia que los que se derivan de la legalidad. Lo acordado por la familia será válido en la medida que no sea contrario a las leyes. Esta contradicción puede darse por razones sustantivas o materiales –lo acordado no es legal- o por razones formales –lo acordado no puede formalizarse en un documento de esa naturaleza… puede -casi siempre- requerir de otras previsiones que complementen su eficacia: modificaciones estatutarias, clausulas de sindicación, previsiones sucesorias, etc.

“La duda es la escuela de la verdad.”
Francis Bacon


EL PROTOCOLO FAMILIAR
La experiencia de una década
Joan M. Amat
F. Corona
DEUSTO

Link de interes:
Instituto de la Empresa Familiar
Liderazgo en la empresa Familiar

Diciembre, 9

"No menos que el saber me place el dudar."
Dante Alighieri


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